💜 Actas de vecindad en PH: qué son, para qué sirven y por qué no deberías esconderte cuando suena el timbre

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En nuestra labor como interventores de obra en propiedad horizontal, hemos visto de todo: desde asambleas donde todos quieren hablar a la vez, hasta residentes que exigen que se “apague la lluvia” para poder pintar la fachada. Pero hay un momento clave en todo proyecto de mantenimiento —especialmente cuando se trata de fachadas y cubiertas— que suele ser subestimado, ignorado o incluso saboteado involuntariamente: el diligenciamiento de las actas de vecindad.

Lo curioso (y un poco absurdo) es que esta etapa suele generar más conflictos que la propia ejecución de la obra. Y en el caso de uno de nuestros más recientes clientes —cuyo nombre omitimos por respeto y por no recibir más PQRs— nos hemos encontrado con una mezcla de situaciones tan reales como surrealistas:

• Residentes que se quejan de que no han pasado por su apartamento… cuando su torre aún no estaba programada.

• Personas que están dentro del apartamento pero no abren porque “están durmiendo”.

• Quienes solo pueden recibir al contratista en la noche… o los domingos… o después del episodio de “La Casa de Los Famosos”.

• Y otros que, simplemente, quieren que haya un funcionario del contratista y/o la interventoría “siempre disponible”, como si fuera un NPC de videojuego esperando en pausa frente a su puerta.

Frente a todo esto, creemos que es fundamental explicar con claridad —y con algo de humor— qué son las actas de vecindad, para qué sirven, cómo se diligencian, qué pasa si no se logra hacer y por qué toda la comunidad debería colaborar activamente.

¿Qué es un acta de vecindad?

El acta de vecindad es un documento técnico que deja constancia del estado visible de los espacios de un inmueble (en este caso, apartamentos) antes de iniciar una obra que pueda afectar sus condiciones físicas.

En otras palabras: es el “antes” de una posible foto del “después”.

El objetivo principal es prevenir reclamos injustificados, identificar posibles daños preexistentes y tener una línea base clara de cómo estaban techos, muros, pisos, ventanales, baños y elementos estructurales antes de que la obra comience.

¿Y por qué se hace? ¿Es una moda nueva?

¡No! No es nuevo, ni un capricho del contratista o de la interventoría. Es una práctica técnica y preventiva, respaldada por la normatividad vigente. Tiene su base en principios de responsabilidad civil y en regulaciones del sector de la construcción.

Sustento normativo:

• Ley 675 de 2001, art. 18: La administración debe velar por la conservación de las zonas comunes, pero también debe garantizar que las obras no afecten las propiedades privadas.

• Código Civil Colombiano, arts. 2341 y 2356: Responsabilidad extracontractual. Si alguien causa un daño a otro, debe repararlo, pero debe haber prueba del antes y el después.

• NSR-10 (Norma Sismo Resistente), título A y título J: Obliga al constructor y a los interventores a prevenir y mitigar afectaciones colaterales en estructuras vecinas o colindantes durante procesos constructivos o de mantenimiento.

En resumen, no se trata de una visita molesta: es un escudo de protección tanto para el propietario como para el constructor o contratista.

¿Cómo se diligencia un acta de vecindad?

Muy sencillo: el personal técnico (normalmente contratado por el constructor o encargado de parte de la interventoría) solicita ingreso al apartamento en una fecha previamente establecida, con o sin acompañamiento del residente.

Durante la visita, se inspeccionan elementos visibles: paredes, techos, ventanas, pisos, baño, cocina. Se toman fotografías, se documenta el estado general y se firma un acta que queda archivada.

Es como una inspección de rutina, sin romper nada, sin instalar nada y sin invadir tu privacidad.

¿Quién puede recibir al funcionario?

¡Atención! Esto es importante:

No es necesario que esté el propietario.
No es necesario que esté “el papá” o “la mamá”.
No es necesario que estés tú si no puedes.

Puede atender cualquier persona mayor de edad, que tenga autorización o acceso al inmueble. Basta con permitir el ingreso, que el personal revise los puntos clave y se firme el acta.

¿Y qué pasa si no se logra hacer el acta?

Si el residente:

• No abre la puerta,

• Se niega a permitir la inspección,

• No coordina con nadie para recibir al personal,

• O solicita horarios imposibles como domingos, 10:30 p.m. o festivos patrios…

…entonces se procede a diligenciar lo que se llama un acta de exoneración.

¿Qué es el acta de exoneración?

Es una constancia en la que se deja por escrito que se intentó hacer la visita, pero no fue posible. El residente o usuario queda exento del proceso, pero también renuncia a realizar reclamaciones posteriores por afectaciones o daños que puedan presentarse durante la obra.

Es decir: sin acta, no hay derecho a reclamo.

¿Y por qué no pueden ir los domingos o por la noche?

Porque los contratistas y sus técnicos tienen horarios laborales definidos, al igual que tú. Pedir que “pasen después de las 8 p.m.” no solo es ilegal (según normas laborales), sino que además retrasa el cronograma de la obra, afecta al resto de la comunidad y genera sobrecostos.

Recuerda: esto no es una tienda de 24 horas. Es un proceso técnico con personal humano, que también duerme (aunque algunos residentes lo duden).

Entonces… ¿cuál es mi rol como residente?

Tu papel como residente o propietario no es solo abrir la puerta. Es facilitar el proceso con responsabilidad comunitaria. Cuando colaboras en el diligenciamiento del acta:

• Aseguras la protección de tu inmueble.

• Evitas malentendidos o conflictos posteriores.

• Contribuyes al cumplimiento del cronograma.

• Y permites que las obras inicien lo más pronto posible.

¿Y qué pasa si todos evitan el proceso?

Pues pasa lo que está pasando en algunos conjuntos:

• El inicio de la obra se retrasa.

• Los costos se incrementan.

• La comunidad entera se impacienta.

• Y la empresa interventora (nosotros) no puede dar el aval para comenzar la obra, por no tener una evidencia significativa del estado actual de las unidades privadas antes de la obra ó mantenimiento.

• Entre más problemas hasta de tipo legal entre la copropiedad y el contratista.

Nuestra recomendación :

Las actas de vecindad no son un trámite molesto. Son una medida inteligente. Evitan peleas, previenen daños, y permiten que las cosas avancen sin dramas.

Si no colaboramos todos, la obra se vuelve un viacrucis, los vecinos se quejan, y el personal del contratista o la interventoría termina apareciendo en tus sueños, apuntando a la grieta que ya estaba desde 2017… pero que ahora nadie recuerda.

Así que cuando suene el timbre, no finjas que no estás.
Recibe al técnico, firma el acta y… ¡que empiece la obra!

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