La obra que hundió a una administradora y puso en jaque a todo un consejo

El día que Anita arruinó un contrato y dejó a todos en problemas

Recientemente he estado formalizando acuerdos con diferentes propiedades horizontales, y cada una maneja las cosas de manera distinta cuando se trata de contratar.

En esta ocasión, quiero contarte cómo un revisor fiscal, abogados, un consejo y una administradora me recordaron la importancia de tener claros los roles y procesos de contratación.

Todo comienza con la contratación de una administradora que llamaremos Anita, quien fue seleccionada por el consejo gracias a la referencia de uno de sus miembros.

Anita, en su gestión, decide que es necesario hacer una obra. Siguiendo su propio criterio, llega con tres propuestas de cotización y las presenta al consejo. El consejo revisa las opciones, identifica una oferta que se ajusta al presupuesto y da su visto bueno. Convencidos de que han hecho una buena elección, aprueban la contratación de la empresa ACME(sí, igual que la compañía de trampas del Coyote en los dibujos animados, que siempre fallan).

Pero aquí es donde comienzan los problemas. Anita no hace un estudio de viabilidad de la obra, ni una validación técnica de las propuestas, tampoco desarrolla términos de referencia claros, ni abre una convocatoria formal, ni deja en firme un proceso de evaluación de proponentes. En resumen: contrata sin seguir un debido proceso.

Cuando todo empieza a fallar

La obra inicia, pero pronto los miembros del consejo comienzan a notar problemas en la ejecución:

• No hubo una planeación clara.

• Se presentaron fallas en la ejecución desde el inicio.

• No había especificaciones técnicas claras sobre los materiales a utilizar.

La falta de control y supervisión se hace evidente, pero la obra sigue adelante. Finalmente, cuando llega el momento del cierre del proyecto, el consejo decide retener el último pago al contratista hasta que se subsanen varias observaciones. Anita, ignorando esta instrucción, procede no solo a pagar el saldo restante, sino que también expide el paz y salvo al proveedor.

Unas semanas después, como si la historia se repitiera una y otra vez en el mundo de la propiedad horizontal, comienzan a aparecer fallas en la obra. Ante esto, la copropiedad reclama las garantías correspondientes a la empresa ACME. ¿Y cuál fue la respuesta?

—Las fallas no son responsabilidad nuestra.

¡Sorpresa! La empresa no reconoce las fallas como parte de su responsabilidad y se niega a otorgar garantía alguna.

Ahora la copropiedad está en problemas, el consejo empieza a exigir explicaciones y Anita, en lugar de asumir su error, se ofende y decide renunciar junto con su "padrino" del consejo. Pero el daño ya estaba hecho.

Cuando heredas un problema que no causaste

Para tratar de enmendar la situación, el consejo decide contratar una nueva administración, esta vez en cabeza de Andrea, quien tiene la difícil tarea de resolver todo este desastre.

Andrea comienza a investigar y, en el proceso, descubre una serie de errores que, si se hubieran evitado desde el principio, habrían ahorrado dinero, dolores de cabeza y conflictos internos.

Cinco errores clave en esta historia

1. Un revisor fiscal con ínfulas de abogado

   • Su función era exclusivamente contable, pero decidió asumir el rol de asesor legal extraoficial. Y lo hizo mal.

   • Además, sus recomendaciones no ayudaron a prevenir errores, sino que los ocultaron o empeoraron.

2. Falta de un asesor legal de cabecera

   • No existía un abogado capaz de poner orden entre administración, consejo y revisoría fiscal.

   • El resultado? Un caos administrativo y decisiones legales mal fundamentadas.

3. Un proceso de contratación improvisado

   • Aunque existía un contrato y pólizas, no hubo un proceso de convocatoria ni evaluación transparente.

4. El criterio de selección fue el precio más bajo

   • Se priorizó la oferta más barata, sin considerar la experiencia o la capacidad técnica del contratista.

5. Falta de control sobre la administración

   • Anita actuó sin supervisión y, cuando las cosas salieron mal, se fue antes de asumir las consecuencias.

Lo cierto es que hay muchos más detalles en esta historia, pero, por respeto a la privacidad de la copropiedad, he cambiado nombres y datos.

Lo que realmente quiero que entiendas es lo complejo que puede volverse todo cuando no te rodeas de los asesores correctos, no tienes conocimientos en el tema o simplemente no respetas el debido proceso.

Cinco aprendizajes que pueden salvarte de un desastre similar